本数据库碑刻所有字段均以繁体中文形式收录。在检索时如使用简体中文，系统会自动转换为繁体中文，再进行数据库检索。不过，这一功能并不稳定。如需获得最佳的检索效果，建议使用精确的繁体中文检索词。
碑刻名称
如该碑刻引用于某资料，则碑刻名称依照该引用资料录入。如该碑刻为田野所得，未有引用资料，则碑刻名称根据 原碑标题 或 碑刻内容 拟定，不一定全照原题。
地址检索
“地址”字段格式为省-市-區（縣）-……，具体精确到哪一级取决于所掌握信息。
如碑刻所在地曾有变动，则在该字段会用括号标注： “（現存……）” 。如该碑已不存，则“地址”字段一般为该碑 曾经的（或可能的）所在地 。对于大概地址确定，但具体地址无法确定的碑刻，则该字段为 “能确定的地址”+“不詳” （如“福建省泉州市不詳”）。
年份检索
“年份”字段可能有以下几种格式：
· 年份可以确定——直接录入年份（如“1368”，“洪武元年”）
· 年份大约确定——“西历年份”加英文括号，“中历年份”前加“約”字（如“(1841)”，“約道光二十一年”）
· 年份为一定范围——“西历年份”为“xxxx-yyyy”，中历年份或用“至”连接，或写“某某年间”（如“1677-1682”，“康熙十六年至二十一年”/“1387-1644”，“明代年間”）。若起讫年代不明，则用英文“?”代替（如“1927-?”,“民國十六年後”）
· 年份完全无法确定——“西历年份”和“中历年份”均填写“不詳”
西历年份无需加“年”字，直接检索数字即可（加了“年”字就无法检索出结果）。
中华人民共和国成立（1949年10月1日）前的碑刻中历年份字段 全为繁体中文、小写汉字数字，如“咸豐五年”、“民國十年”（如输入“咸豐5年”、“民國拾年”就检索不到结果）。1949年10月1日之后的碑刻，“中历年份”字段为 空 。